Outlook

Mi az az Outlook és mire szolgál?

Az Outlook a Microsoft levelező- és együttműködési alkalmazása, amely a Microsoft 365 szolgáltatás része. Segítségével kezelhetjük:

• az e-maileket
• a naptárat és értekezleteket
• a feladatokat
• a kapcsolatokat
• valamint a fájlmegosztást és az együttműködést más felhasználókkal.

A szervezet modernizációs projektje keretében a korábban használt levelezőkliensek fokozatosan kivezetésre kerülnek, és az Outlook marad a hivatalosan támogatott levelezőalkalmazás.

Miért vezeti be az egyetem az Outlook levelezőrendszert?

A Microsoft-alapú rendszer több előnyt biztosít:

• egységes naptárhasználat az egész intézményben
• egyszerűbb értekezletszervezés és együttműködés
• magasabb szintű adatbiztonság
• kevesebb spam üzenet
• hatékonyabb fájlmegosztás és verziókövetés
• integráció a Microsoft Teams, SharePoint és más M365 szolgáltatásokkal

Mit tegyek, ha bejelentkezéskor több Microsoft-fiók típus közül kell választanom?

Előfordulhat, hogy az Outlook bejelentkezés során a rendszer több lehetőséget kínál fel:

• Munkahelyi vagy iskolai fiók (Work or school account)
• Személyes Microsoft-fiók (Personal account)
• Egyéb levelezési szolgáltatások

Az egyetemi szolgáltatások használatához minden esetben a „Munkahelyi vagy iskolai fiók” lehetőséget kell választani.

• Ha rendelkezel személyes Microsoft-fiókkal (pl.: Xbox, outlook.com, hotmail, személyes OneDrive), az nem befolyásolja az egyetemi hozzáférésedet, de bejelentkezéshez mindig a „Munkahelyi vagy iskolai fiók” opciót kell kiválasztani.

Milyen postafiókokat érint az átállás?

Az átállás kizárólag a @sze.hu végződésű e-mail postafiókokat érinti.

Minden más levelezési szolgáltatás – például más tartományhoz tartozó postafiókok – változatlanul működnek tovább, és nem részei a jelenlegi migrációs folyamatnak.

Én Google-alapú postafiókkal használom az egyetemi szolgáltatásokat, akkor engem nem érint az átállás?

Nem érint. A Google Workspace szolgáltatások és a @ga.sze.hu végződésű címek a projekt jelenlegi szakaszában továbbra is használhatók e-mail küldésére és fogadására.

Az egyetem munkatársainak hivatalos kommunikációra használt e-mail-címe azonban az M365-alapú @sze.hu cím lesz.

Hogyan történik az átállás a levelezőrendszerben?

Az átállás három fő lépésben történik:

1. Adategyeztetés

Egyes felhasználók esetében szükség lehet adategyeztetésre, amely EduID bejelentkezéssel történik.

Ha ez téged érint, kollégáink már felvették veled a kapcsolatot, vagy hamarosan megkeresnek, és végigkísérnek a folyamaton.

2. Új Microsoft 365 fiók létrehozása

Minden felhasználó számára létrejön egy Microsoft 365 alapú felhős postafiók, amelybe központilag átmásolásra kerül a jelenlegi @sze.hu postafiók tartalma.

Ebben az időszakban a régi és az új levelezőrendszer párhuzamosan működik.

• Amennyiben egy felhasználó már rendelkezik felhős (@o365.sze.hu) postafiókkal, amely eddig a földi @sze.hu postafiókkal párhuzamosan működött, a földi @sze.hu postafiók tartalma ebbe a felhős postafiókba kerül át.

A projekt végén az @o365.sze.hu postafiókok átnevezésre kerülnek @sze.hu tartományra, így a levelezés egységesen a felhős Microsoft 365 rendszerben, @sze.hu címen működik tovább.

3. A régi rendszer kivezetése

A projekt végén a régi levelezőszerver leáll. Az új Microsoft 365 postafiókok @sze.hu tarományi néven működnek tovább, és a levelezés az Outlook alkalmazásban (webes vagy asztali változatban) lesz elérhető.

Honnan fogok értesülni az új e-mail címemről?

Az új bejelentkezési adataidat (e-mail cím, felhasználónév és jelszó) külön-külön e-mail üzenetekben fogod megkapni. Amennyiben ezek közül bármelyiket nem kaptad meg, haladéktalanul keresd a xy-t! Általánosságban elmondható:

• Ha korábban o365.sze.hu végződésű e-mail címed volt, a migráció után ez @sze.hu címre kerül átnevezésre.
• Ha eddig is @sze.hu e-mail címet használtál, az változatlan marad, azonban a levelezés a jövőben a felhős Microsoft 365 rendszerben működik tovább.
• Amennyiben az e-mail cím név része megváltozik (például gipszj@sze.hu → gipsz.jakab@sze.hu), a migráció előtt külön értesítést küldünk.

El fog veszni a korábbi levelezésem az átállás során?

Nem. Az átállás során a jelenlegi @sze.hu postafiókok tartalma központilag átmásolásra kerül az új Microsoft 365 alapú postafiókokba.

A projekt második szakaszában a régi és az új rendszer párhuzamosan működik, így a felhasználók mindkét fiókhoz hozzáférhetnek. A levelek, mappák és egyéb postaláda-tartalmak az új rendszerben is elérhetők lesznek.

Az átállás után a levelezés már az Outlook alkalmazásban lesz használható.

Mi történik, ha valaki a régi e-mail címemre küld levelet az átállás után?

A régi e-mail címedre küldött levelek automatikusan át lesznek irányítva az új postaládába.

Hogyan hozhatok létre új e-mailt?

Kattintsunk az „Új üzenet” gombra a Kezdőlap menüben, majd adjuk meg a címzettet, a tárgyat és az üzenet szövegét. Ezután kattintsunk a „Küldés” gombra.

Hogyan csatolhatok fájlt az e-mailhez?

Az üzenet írásakor kattintsunk a csatolmány (gémkapocs) ikonra, majd válasszuk ki a fájlt a számítógépről vagy a OneDrive-ról.

Mi a különbség a fájl csatolása és a hivatkozás megosztása között?

Fájl csatolása

• a teljes fájl bekerül az e-mailbe
• a címzett saját másolatot kap
• a módosítások nem szinkronizálódnak

Hivatkozás megosztása

• a fájl OneDrive-on vagy SharePointon marad
• az e-mail mérete kisebb marad
• a dokumentum közösen szerkeszthető

Fontos: A hivatkozással történő megosztás elsősorban szervezeten belüli együttműködéshez ajánlott. Szervezeten kívüli címzettek esetén a OneDrive vagy SharePoint linkek nem minden esetben érhetők el, és biztonsági okokból csak megbízható partner szervezetekkel javasolt ilyen módon fájlokat megosztani.

Létre kell hoznom új e-mail aláírást az átállás után?

Ez attól függ, hogy korábban milyen levelezést használtál.

• Ha már korábban is felhős (@o365.sze.hu) postafiókod volt, akkor nem szükséges teljesen új aláírást létrehoznod, mert az megmarad az Outlookban. Ugyanakkor érdemes ellenőrizni az aláírást, és ha abban @o365.sze.hu végződésű e-mail cím szerepel, azt az átállás után @sze.hu címre kell módosítani.
• Ha a földi @sze.hu postafiókból történik az átállás, akkor az aláírást újra létre kell hozni az Outlook alkalmazásban, mert az nem kerül automatikusan átmásolásra.

Hogyan nézhetem meg egy kolléga naptárát?

A Naptár nézetben válasszuk a „Naptár hozzáadása”, majd a „Hozzáadás címtárból” lehetőséget, és keressünk rá a kolléga nevére.

Alapértelmezés szerint csak a szabad/foglalt időpontok láthatók.

Hogyan hozhatok létre értekezletet?

A naptárban kattintsunk az „Új esemény” gombra, adjuk meg a résztvevőket, az időpontot és szükség esetén a helyszínt vagy a Teams-értekezlet lehetőséget, majd küldjük el a meghívót.

Hogyan ütemezhetek későbbi küldést egy e-mailhez?

Kattintsunk a „Küldés” gomb melletti lefelé mutató nyílra, majd válasszuk a „Küldés ütemezése” opciót, és adjuk meg a kívánt időpontot.

Mi a különbség a „Válasz”, „Válasz mindenkinek” és „Továbbítás” között?

• Válasz: Csak a feladónak küldünk választ.
• Válasz mindenkinek: A feladónak és az összes eredeti címzettnek válaszolunk.
• Továbbítás: Az üzenetet új címzettnek küldjük tovább.

Mikor érdemes megosztott postafiókot használni?

Megosztott postafiókot akkor érdemes használni, ha több munkatárs közösen kezel egy e-mail címet, például:

• info@
• support@
• ügyfélszolgálati címek

Ilyenkor a levelek egy közös postaládába érkeznek, és a csapat tagjai együtt kezelik őket.

A jelenlegi átállási fázisban a közös használatú e-mail címek terítési listaként (DL) kerülnek kialakításra. Megosztott postafiókok bevezetése a későbbiekben, igény esetén történhet.

Mikor használjunk terítési (disztribúciós) listát?

Disztribúciós listát akkor használjunk, ha egy üzenetet egyszerre több embernek szeretnénk elküldeni, például:

• egy tanszék minden tagjának
• egy projektcsapatnak
• egy szervezeti csoportnak

A levél ilyenkor minden címzett saját postaládájába kerül.

Hogyan hozhatok létre feladatot Outlookban?

A To Do menüben kattintsunk az „Új feladat hozzáadása” mezőre, majd írjuk be a feladat nevét.
Feladatot e-mailből is létrehozhatunk az üzenet megjelölésével (zászló ikon).

Kihez fordulhatok, ha problémát tapasztalok?

Ha kérdés vagy technikai probléma merül fel a levelezéssel kapcsolatban, az Informatikai Ügyfélszolgálat nyújt segítséget:

https://help.sze.hu

Adategyeztetés

Nem sikerül hitelesíteni az e-mail címet, nem érkezik hitelesítő kód, mi a teendő?

Előfordulhat, hogy a hitelesítő levél a spam/levélszemét mappába került, illetve kérjük ellenőrizze, hogy megfelelően adtam meg e-mail címét.

Amennyiben nem kapja meg a hitelesítő kódot. Az e-mail cím nélkül adja be az adategyeztető adatlapot, majd küldjön egy e-mailt arról az e-mail címről, amit hitelesíteni szeretne a websupport##kukac##sze.hu címre.

Elfelejtettem sze.hu / O365-ös / ga.sze.hu címet megadni, mi a teendő?

Küldjön egy e-mailt a sze.hu / O365 / ga.sze.hu fiókjáról websupport##kukac##sze.hu címre.

Mi történik egy adott címmel, ha nem adom meg az adategyeztető oldalon?

Felfüggesztésre kerül, majd utólagos beazonosítás nélkül törlésre kerül, ezért minden címet, amit jelenleg használ adjon meg az adategyeztető oldalon.

Az adategyeztetés során melyik kártyaszámot szükséges megadni?

Minden egyetemi kártyaszám megadása szükséges: alkalmazotti vagy vendég

Az adategyeztető felületen csak egy darab sze.hu-s e-mail címet lehet megadni, viszont többre tartok igényt, mi a teendő?

Az űrlapot azzal az e-mail címmel töltse ki, amelyet alapértelmezetten a levelezéséhez használ. A későbbiekben lesz lehetőség alias cím beállíttatására.

Nem tudom véglegesíteni az adatlapot az igazolványok miatt, pedig feltöltöttem.

Ellenőrizze, hogy a “feltötés” gombra is rákattintott-e a kiválasztott képek után.

Az űrlapon nem kérték az adóazonosító, személyi igazolvány, kapcsolódó szervezet, adatokat.

Amennyiben rendelkezik aktív törzsszámmal, a rendszer SAP-ből ezeket az adatokat betölti, ezért nem kell az adategyeztetéshez a dokumentumok feltöltése.

Rendelkezem aktív törzsszámmal, de nincsenek kitöltve előre az adataim.

Ebben az esetben az adatlapot ne töltse ki, írjon e-mailt a websupport##kukac##sze.hu e-mail címre.