1)      Előzmények

a)      A körlevél hatálya kiterjed az Egyetemmel közalkalmazotti, megbízási, bármilyen egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló egyetemi polgárra. A  Jelen körlevél a 4/2020, valamint az 5/2020. számú rektori-kancellári körlevél hatályát nem érinti, azok továbbra is változatlanul hatályban maradnak.

b)      A koronavírus magyarországi megjelenésével kapcsolatban, a 40/2020.(III.11.) és a 41/2020. (III.11.) Kormányrendeletek alapján a Széchenyi István Egyetemen rendkívüli intézkedések kerültek/kerülnek bevezetésre.

c)       Munkatársaink egészségének megóvása érdekében a belső ügyrend az alábbiak szerint módosul.

2)      Postázás rendje:

A belső postai szolgáltatás szünetel. Az Egyetemen kívülről bejövő posta illetve az Egyetemről kimenő postai szolgáltatás a továbbiakban az alábbiak szerint működik. Az Uni-Famulus Kft. (K3 földszint) irodájában helyezünk el levéltartó fakkokat kiszállítási helyenként feliratozva, így onnan tudják a kollégák felvenni illetve leadni a postai forgalmat minden hétköznap 8-12 óra között.

3)      Bér- és munkaügyi ügyintézés:

a)      A bérszámfejtéshez a havi létszámjelentéseket, táppénzes igazolásokat és minden egyéb, a számfejtéshez kapcsolódó iratot elektronikusan kérjük megküldeni a munkaugy@sze.hu címre. Mind szkennelt, mind telefonnal készített fényképes beküldést elfogadunk, ha az olvasható.

Az elektronikus küldés után elengedhetetlen, hogy papír alapon is megkapjuk az eredeti bizonylatot, de ezt postai úton is meg lehet később tenni, a borítékra minden esetben pontosan írják rá a szervezeti egység nevét is (Humánerőforrás és Bérgazdálkodási Osztály). A postai küldésektől függetlenül minden elektronikusan beküldött iratot feldolgozunk! A bérek kifizetése a szokott időben meg fog történni.

b)      Béren kívüli kifizetések (megbízási szerződések, keresetkiegészítések) feldolgozása érdekében a szerződéseket és teljesítés igazolásokat („fektetett személyi juttatások adatlapja”) továbbra is fogadjuk.

c)       Munkába járás utiköltségtérítés elszámolása – tekintettel a home office munkavégzésre – március 18-tól május 31-ig terjedő időszakra nem lehetséges, kivétel, ha a munkavégzés személyes munkahelyi jelenlét nélkül nem volt ellátható. Ezekben az esetekben egyedi kancellári engedéllyel történhet meg az elszámolás.

d)      A járványügyi veszélyhelyzet időszakában elkészült munkaügyi iratokat – tekintettel arra, hogy a szervezeti egységeknél nincs, aki fogadja azokat – ebben az időszakban nem postázzuk ki, hanem beszkennelve e-mailben küldjük ki a dolgozóknak, és kérjük, hogy e-mailben szíveskedjenek visszaigazolni annak elfogadását. Amint újra visszaáll a normál ügyrend, a személyes aláírások is megtörténnek.

4)      Pénzügyi Igazgatóság ügyintézés:

a)       A számlák kiállításához szükséges Adatközlő lap számla kiállításához megnevezésű aláírt nyomtatványt és a szükséges mellékleteket elektronikusan kérjük megküldeni a kormosj@sze.hu és a foldvarine.horvath.andrea@sze.hu címre. Mind szkennelt, mind telefonnal készített fényképes beküldést elfogadunk, ha az olvasható. A nyomtatványt a későbbiekben papír alapon is kérjük megküldeni a Pénzügyi Igazgatóságra, ’elektronikusan…..…napon küldve’ megjelöléssel.

b)      Az átutalásokhoz kapcsolódó bizonylatokat /számlák, díjbekérők, köt.váll bizonylatok, kiküldetések/ továbbra is eredeti formában, aláírásokkal ellátva, mellékletekkel felszerelve szükséges a Pénzügyi Igazgatóságra  eljuttatni. Elektronikus számlát (pl. pdf formátum, szkennelt számla) továbbra sincs lehetősége intézményünknek befogadni.

c)       A projektindítási adatlapot, várható költségvetést, előkalkulációkat, tényadat bizonylatokat elektronikusan kérjük megküldeni a penzugy@sze.hu e-mail címre.

d)      Projektek, pályázatok:

Pénzügyi érvényesítésre, eredeti (teljesítés igazolt és utalványozott) személyi juttatások kifizetési adatlapot fogadunk.

5)      Beszerzések ügyintézése:

A beszerzési igényeket kérjük előzetesen a beszerzes@sze.hu e-mail címre elektronikusan megküldeni a Beszerzési Szabályzatban, illetve a Közbeszerzési Szabályzatban található vonatkozó melléklet kitöltésével. Az ellenjegyzésre szánt, illetve egyéb papír alapú dokumentumokat elsősorban kérjük a 2. pont alapján az Uni-Famulus Kft. irodájában, a Jogi és Beszerzési Központ fakkjában elhelyezni.

6)      Szolgáltató szervezeti egységek ügyeleti rendje

Kérjük csak rendkívül indokolt esetben vegyék igénybe a személyes ügyintézést, és a közegészségügyi ajánlásokat figyelembe véve járjanak el ügyintézés közben!

7)      Záró rendelkezések

A járványügyi helyzet változása esetén további körlevélben adunk tájékoztatást. Kérjük, hogy az egyetemi kommunikációs felületeket kísérjék figyelemmel.
Jelen körlevél a kihirdetésének napján lép hatályba és visszavonásig érvényes.

Győr, 2020. március 23.

      Dr. Földesi Péter                             Dr. Filep Bálint                        

           rektor                                           kancellár